_{Versie 23 april 2019, VV Hulshorst}

VV Hulshorst hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden, vrijwilligers en medewerkers te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VV Hulshorst houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt,
• verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens/die van uw minderjarige kind, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VV Hulshorst zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van onze leden, vrijwilligers en medewerkers. Indien u na het doornemen van onze Privacy Verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen dan kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

De persoonsgegevens die wij verwerken zijn:

• voor- en achternaam;
• geslacht;
• geboortedatum;
• adres, postcode en woonplaats;
• (mobiel) Telefoonnummer;
• e-mailadres;
• IBAN nummer;
• (team)foto’s;
• voetbalervaring (voorgaande vereniging en teamnummer) en/of;
• trainersdiploma’s en/of;
• vrijwilligersfunctie.

VV Hulshorst verwerkt de verkregen persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• het inschrijven van de persoon ten behoeve van het deelnemen aan trainingen, wedstrijden en activiteiten;
• het inschrijven van de persoon ten behoeve van het uitvoeren van een vrijwilligersfunctie binnen de vereniging;
• het up-to-date houden van de eigen ledenadministratie, de inschrijving in Sportlink, het aanvragen van het lidmaatschap bij de KNVB en toegang krijgen tot het speler/trainervolgsysteem van Dotcomsport;
• organisatie en communicatie rond teamindelingen, trainingen, wedstrijden en activiteiten;
• vermelding naam van leden en teamfoto op teampagina’s website vvHulshorst.nl;
• het inschrijven en up-to-date houden van het oud-ledenbestand;
• salariëring ten behoeve van de medewerkers.

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• het inschrijvingsformulier lidmaatschap VV Hulshorst of;
• het inschrijvingsformulier vrijwilliger VV Hulshorst of;
• de vrijwilligersovereenkomst VV Hulshorst of
• de arbeidsovereenkomst VV Hulshorst.

Personen jonger dan 16 jaar

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Hoe lang we gegevens bewaren

VV Hulshorst zal de persoonsgegevens van uzelf of uw minderjarige kind niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld dan wel op grond van de wet is vereist. Onze bewaartermijn is maximaal 7 jaar.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Delen met anderen

VV Hulshorst zal de persoonsgegevens uitsluitend verstrekken aan derden als en voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de (lidmaatschaps, vrijwilligers of arbeids)overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die de persoonsgegevens verwerken in onze opdracht (Sportlink/KNVB/Dotcomsport), sluiten wij een bewerkersovereenkomst waarin wij met deze partijen de nodige afspraken maken om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. VV Hulshorst blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Beveiliging

VV Hulshorst heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:

• alle personen die namens VV Hulshorst van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Websites van derden

Deze Privacy Verklaring is niet van toepassing op websites van derden die via deze website via links kunnen worden bezocht. VV Hulshorst aanvaardt uitdrukkelijk geen enkele aansprakelijkheid voor websites van derden en door deze derden gehanteerd privacy beleid.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens van uzelf of uw minderjarige kind in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar informatie@vvHulshorst.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij om een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. VV Hulshorst zal zo snel mogelijk, in elk geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren en het kopie van uw identiteitsbewijs naar u terugsturen. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

In kaart brengen websitebezoek

VV Hulshorst gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Wijzigingen Privacy Verklaring

VV Hulshorst behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacy Verklaring. Het verdient daarom aanbeveling om deze Privacy Verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy Verklaring nog vragen of opmerkingen heeft dan verzoeken wij u contact op te nemen met Privacy@vvHulshorst.nl of naar VV Hulshorst, Brandsweg, 8077 SK Hulshorst.